第２２０１冊目　福祉・介護の職場改善会議・ミーティングを見直す大坪信喜 (著), 株式会社川原経営総合センター (監修）

たいていの会議は、最初から出席メンバーが決められていて、司会進行役にはメンバー構成の権限が与えられていないことが多いと思います。

しかし、長い期間にわたる会議では、定期的にメンバー構成について問題がないか検証し、問題があれば提案できるようにするべきです。

たとえば、メンバーの人数が多すぎないか、あるいは少なすぎないかといったことは、何回か会議を重ねれば、すぐに実感できます。

人数が多すぎると結論を導くのに時間がかかりすぎたり、いろいろな意見が出すぎてまとまならかったりします。

かといって少なすぎると、良いアイデアや意見がなかなか出てこなかったり、非常に安易な結論しか導き出せず会議が有効に機能しないこともあります。

会議を効率よく運営していくには、必要最低限のメンバーに絞り込むことが何より大切です。

会議の目的を理解していなかったり、参加意識が低いメンバーは、せいぜい延々とメモを取るだけで、活発に意見を述べたり、創造的なアイデアを出すようなことはあまり期待できます。

そういったメンバーを会議に出席させておくのは、経営資源のムダ使いといっていいでしょう。現場で利用者に関わってもらっていたほうが、ずっと助かります。

会議が形骸化していたり、マンネリになっていて有効に機能していないと感じたときは、立場が違うメンバーや利害関係がまったくない第三者を出席させてりすることも有効です。

筆者も福祉・介護の職場の会議に、オブザーバーや司会進行役のアシスタントとして加わってほしいと頼まれることがよくあります。

こうしたメンバーを新たに加えると、いままでとは違った発想、アイデアが出てくることが多々ありますし、従来のメンバーを活性化することも期待できます。また、それまでの会議の運営方法を考え直すきかっけになることもあります。